Processanalys

För de flesta är matlagning så vardagligt och självklart att de inte förundras över den stora komplexiteten hos matlagningsprocessen. Det som jag redovisar nedan är något som varje hemmafru vet, men kanske inte beskriver på det sättet.

Denna analys har jag utfört med hjälp av skriften "Processer" utgiven av SIS Forum AB. ISBN: 91-88802-25-6.

Generellt

En process är en aktivitet som förändrar något. Till exempel kan man se kokningen av kroppkakorna som en process. Insatsen är okokta kakor, processen är kokning och utfallet är kokta kroppkakor.

Flera processer kan kopplas ihop till större delar. I matlagningsprocessen utgör kokning en delprocess.

Analysen av en process görs bakvägen, dvs. man börjar med slututfallet, färdiga kroppkakor upplagda på tallriken, och funderar på vad som måste göras för att nå detta samt vilka insatser som behövs. Här inför man också kvalitetskrav, t.ex. att ägget inte får vara skämt.

För att huvudprocessen (matlagning) ska kunna fungera på sikt behövs också stödprocesser. Dessa utgörs t.ex. av diskning. Diskning är alltså inte direkt relaterad till matlagning, men krävs ändå. Om diskning inte utförs kommer kvaliten på slututfallet att påverkas negativt över tiden. Alternativt kan man använda köksutensilier en gång och sedan slänga dem, men den aktiviteten skulle likväl utgöra en stödprocess.

Slutligen behövs styrprocesser för styrning av huvudprocessen. Dessa utgörs t.ex. av kvalitetsprocessen (anpassning av stektiden så att fläsket inte blir svart) eller planeringsprocessen (hur många vill äta och klockan när?).

Huvudprocessen

Matlagninsprocessen börjar med receptet och slutar med kroppkakor. Kundens krav på kvalitet är styrande för processen.

Delprocesser

Matlagningen består av ett antal distinkta moment. Det är lämpligt att dela upp en större enhet i naturliga delar. Exempelvis kan man se kokning, skalning, stekning och knådning som lämpliga delprocesser. Kombinerat med insatser och utfall blir flödet enligt nedan.

Som framgår av bilden är vissa aktiviteter beroende av att andra processer är klara och andra är det inte. T.ex. är inköp en förutsättning för att allt ska fungera. Emellertid går det bra att hacka löken oberoende av de andra aktiviteterna. Denna egenskap kan man utnyttja till att planera processen tidsmässigt och sätta upp milestones.

Dessutom innebär detta att flera delprocesser kan pågå samtidigt. För en stor organisation kan olika delar specialiseras på vissa uppgifter för att utnyttja detta. T.ex. kan Pelle hacka lök medans Lisa skär fläsk.

Vad som inte syns är tidsåtgången. Den visas nedan.

Styrprocesser

Planeringsprocessen

För att kunna planera matlagningen till tidpunkter och ordning behövs en planering. Grunderna i planering är att veta vad som behöver göras och hur lång tid det tar. Med hänsyn till detta gör man en projektplan som överskådligt visar tidsförhållanden.

Här framgår också klart vilka processer som måste vara klara innan nästa steg kan tas.

Kvalitetsprocessen

I en anda av arbete med ständig förbättring har man en kvalitetsprocess. Den syftar till att ta hand om de problem som uppkommer. När man har stekt fyllningen gör man en okulärbesiktning för att kontrollera att färgen är av rätt nyans. Skulle så inte vara fallet försöker man finna ut felkällan. Det kan vara alltför hög värme i pannan eller att man inte lyckades passa tiden. Kvalitetsprocessen justerar processbeskrivningen för att undvika en upprepning av felet. De kan t.ex. vara att använda en timer så att man märker när den börjar bli klar och därefter har ständig övervakning tills rätt nyans uppstår.

Stödprocesser

Kompetensutveckling

För det mesta tar man för givet att folk har någon slags grundläggande kompetens, som t.ex. att kunna läsa, skriva, räkna, koka och steka. Men förändringar teknisk utrustning eller arbetsuppgifter kan ställa nya krav. Att byta från gasspis till elspis kan kräva att man får tillfälle att öva sig, eftersom de fungerar en aning olika. Eller mikron.

Helt nya arbetssätt som att brässera kräver också utbildning.

Finansiering

Är inte en del av matlagning, men väl så viktig. Ofta har man olika organisatoriska enheter för stödprocesser (och ledningsprocesser också, för den delen). T.ex. kan pappa ta ett arbete för att få pengar, mamma kontrollerar styrprocesserna och Pelle utför huvudprocessen.

Infrastrukturprocesser

Kökslokalen måste underhållas och vatten och elenergi behövs för att huvudprocessen ska kunna utföras.

Miljöprocesser

Om en process skapar avfallsprodukter måste dessa tas om hand på något sätt. Här kan man t.ex. ha en komposteringsprocess för överblivna löksnuttar och äggskal samt en returpappersprocess för råvarornas emballage. Även stekos kan behöva tas om hand av en fläktprocess. Då fläkten förhoppningsvis redan ingår i infrastrukturen behöver man bara engagera en fläktoperatör.

Kvalitetssystem

Den kvalitetsprocess jag nämnde ovan rörde egentligen bara just denna huvudprocess. Om man har flera likartade projekt, samtidigt eller efter varandra, kan det vara ide att se om dessa projekt innehåller likartade processer.

Steka verkar vara en ofta utnyttjad process. Då kan det vara ide att formulera en organisationsövergripande processbeskrivning. Detta gör att varje projekt inte behöver fastställa normer och arbetssätt vid stekning, utan helt enkelt använder den gemensamma processbeskrivningen. Där framgår krav på infrastruktur (fläkt), temperatur för olika typer av substanser etc.

Standards

Särskilt förtjänar att nämnas: standards.

Inom matlagningen använder man framför allt olika vikt-, volym- och tidsstandards. Ett kryddmått är t.ex. ekvivalent med en milliliter. Användningen beror också på vilka varor man talar om: kryddmått och tesked används ofta vad gäller kryddor, för det som används i större volymer som t.ex. mjöl används oftast deciliter, för sånt som är svårt att hälla i måttsatsen använder man gram (t.ex. smör) och som tidsmått har man normalt minuter och timmar.

Även mer komplicerade standards används som t.ex. redning. Denna är mer att se som en internatonell standardkomponent som ingår i matlagningsutbildningen.

Summering

Som du ser är matlagning mer komplicerad än du kunde tro. en mängd olika processer och aktörer måste samverka. Med hjälp av processanalys går det dock att bena upp de mest komplicerade förhållanden.

Examen

Grattis!

Du är nu kvalificerad att söka arbete som: Erfaren processägare, erfaren projektledare, eller erfaren logistikchef.

För du har väl lagat mat åtminstone ett par gånger?